— 2016-й год стал переломным не только для компании, но и для меня лично. Именно тогда я прошла конкурс на должность менеджера по закупкам и административным вопросам, а позже стала руководителем административного отдела, который является частью финансового департамента — им руководит Андреа Беллуччи, финансовый директор Recordati в России.

Действительно, до 2016 года все командировки в компании оформлялись офлайн: через заявки в агентство по электронной почте. Более того, на тот момент у нас не было даже регламентов по бизнес-тревел и MICE — то есть по сути отсутствовала культура деловых поездок.

Но, спасибо нашему директору, который внимательно следит за всеми технологическими новинками, в 2016 году мы приняли решение «жить по-новому». Компания взяла курс на диджитализацию и максимальную оцифровку бизнес-процессов, которая должна была коснуться всех без исключения отделов: каждому руководителю нужно было предложить соответствующую инициативу и внедрить ее в течение года. В сфере бизнес-тревел такой инициативой стал переход на онлайн — именно в 2016 году наша компания начала использовать платформу онлайн-бронирования «Аэроклуба» TIME.

Передо мной стояло три задачи: автоматизировать оформление командировок, оптимизировать бюджет и сократить временные затраты сотрудников. Благодаря внедрению TIME все цели были достигнуты!

Во-первых, мы разработали новое положение по командировкам, где зафиксировали допустимые лимиты на перелеты, проживание и питание. Онлайн-платформа позволила нам контролировать эти лимиты в автоматическом режиме. Во-вторых, наши сотрудники получили возможность оформлять деловые поездки самостоятельно. А это не только экономия времени за счет того, что больше не нужно переписываться с агентами, но и отсутствие жалоб «это был не тот отель» или «я хотел лететь другим рейсом», которые ранее при офлайн-процессе поступали к нам регулярно. Теперь сотрудники делают свой выбор сами, что напрямую отразилось на показателях удовлетворенности. В-третьих, нам удалось сократить штат тревел-ассистентов — большинство ассистентов были переведены на более серьезные бизнес-задачи, связанные, например, с финансовой дисциплиной и контролем бюджетов.

Это был отличный результат, но мы решили не останавливаться и в дополнение к веб-платформе внедрили мобильное приложение LINK от «Аэроклуба». Теперь наши сотрудники могут оформлять командировки прямо со смартфона — и пользуются этой возможностью очень активно. Совсем недавно я сама столкнулась с ситуацией, когда один из наших топ-менеджеров возвращался из Санкт-Петербурга и понимал, что опаздывает на поезд. Как решить вопрос максимально оперативно, если и я сама в этот момент нахожусь не на рабочем месте? Хорошо, что система бронирования у меня всегда с собой — в телефоне, и могу оперативно решить проблему с билетом. Это очень удобно!

— После вступления в силу новой политики по командировкам, мы ограничили для сотрудников выбор вариантов проживания списком отелей, разрешенных политикой и представленных на платформе онлайн-бронирования TIME. Модуль «Отзывы сотрудников об отелях» очень помог нам при формировании пула таких отелей.

Каждый сотрудник после возвращения из командировки ставит оценку отелю, в котором он жил, и оставляет о нем отзыв. Сотрудники делают это охотно — ведь они понимают, насколько их личный опыт будет полезен для коллег, особенно в условиях новой «ковид-реальности». Чаще всего мы получаем отзывы о качестве завтраков, о состоянии номеров. Таким образом, у нас, с одной стороны, формируется список рекомендованных отелей с хорошими отзывами и высокими оценками, а с другой — «черный список» объектов размещения, сотрудничество с которыми мы прекратили.

— Благодаря настройкам TIME каждое бронирование вне тревел-политики теперь автоматически уходит на авторизацию руководителю, и именно он принимает решение, согласовать такие услуги или нет. То есть держатель бюджета сам несет ответственность за случаи превышения лимитов. При этом деньги не всегда находятся в приоритете. Да, моя задача, как и задача финансового департамента в целом, оптимизировать расходы. Но бывают ситуации, когда у сотрудника очень много командировок за короткий период. Люди устают, и в этой ситуации бронь СВ вместе купе или бизнес-класса вместо экономического может быть оправдана. Мы разбираем каждый такой случай — почему так, насколько обоснованы требования? И ко многим вещам относимся с пониманием. Важно, что грубых нарушений или перерасходов у нас нет — мы видим это по ежегодным отчетам, которые делает для нас «Аэроклуб». В компании очень высокая культура расходов, никто не злоупотребляет. Это заложено в наш культурный код — ответственное отношение к своим продуктам (которыми мы гордимся!) и ответственное отношение к расходам. Акции компании котируются на миланской бирже, мы очень прозрачны. А еще компания много тратит на благотворительность.

— Девиз 2021 года в российском представительстве Recordati — «новая реальность, действуй по-новому!» Его предложил наш генеральный директор, который, как и прежде, ведет компанию по пути диджитализации. И снова каждый департамент должен был предложить новые цифровые решения для оптимизации бизнес-процессов.
Во-первых, летом мы перешли на ЭДО. Конечно, этот шаг — прямое следствие пандемии. Электронным стало и согласование счетов внутри компании, в ближайшее время — приложений и договоров.


А прямо сейчас мы внедряем новый инструмент «Аэроклуба» для автоматизации авансовых отчетов — Expense. Основные этапы проекта уже пройдены, «мост» между Expense и 1С настроен — теперь данные из одной системы в другую будут передаваться в режиме реального времени. Впереди – обучение первого департамента, аптечных сетей, на примере которого мы дополним инструкцию, поясним возможные непрозрачные моменты, и дальше — масштабирование на всю компанию. Мы надеемся, что внедрение инструмента не только сократит время сотрудника и бухгалтера, но и расходы на почту. Как это происходит сейчас? Предположим, сотрудник из регионального офиса по итогам командировки заполнил авансовый отчет и… допустил там ошибку. Такой отчет отправляется почтой в бухгалтерию, там эту ошибку обнаруживают и весь процесс запускается заново. Сейчас вся коммуникация будет проходить онлайн и ошибки будут устраняться уже на этапе заполнения авансового отчёта. Хотя и о «заполнении» тут говорить не совсем корректно — ведь сотруднику нужно просто выбрать из предложенных в системе полей нужное. Ты видишь допустимые статьи расходов, «кликаешь» на них, раз-два-три — авансовый отчет готов, потому что все заранее «вшито» в систему. Суточные под командировки тоже будут начисляться нашим сотрудникам автоматически.


В начале 2022 года нас ждет традиционное цикловое совещание, где мы отчитаемся за реализованные проекты и наметим шаги на будущее.

— Конечно! Одна из целей на 2022 год — внедрение сервиса справок. Это позволит нашим сотрудником не заморачиваться с хранением посадочных талонов и их восстановлением в случае утраты. Честно скажу, этот сервис стал для меня открытием. Казалось бы — что еще можно придумать в этой сфере? А можно!

Также нас заинтересовали предложенные «Аэроклубом» дополнительные настройки к TIME — «Подбор выгодного альтернативного варианта перелета» и «Подсказки по правилам travel policy».

В целом, как и прежде, моя глобальная цель в 2022 году будет подчинена трем задачам: оптимизация бизнес-процессов и расходов, поиск новых решений в сфере услуг и выбор надежных поставщиков. В конечном счете мы все делаем для того, чтобы бизнесу было комфортно: вот, пожалуйста, пользуйтесь! Потому что задача бизнеса — делать бизнес, а не тратить время на непроизводственные рутинные операции.

Беседовала Светлана Деникина