Иногда случается так, что дата в приказе на командировку сотрудника и фактическая дата выезда отличаются: пассажир отправляется в поездку раньше положенного или возвращается на сутки позже. Причины могут быть разными: от выбора ночного рейса до случайной ошибки. Такая нестыковка — финансовый риск для компании. В бухгалтерии неправильно рассчитают суточные, а Налоговая служба не признает услуги, которые вышли за даты приказа, командировочными расходами, а значит, они должны облагаться страховыми взносами и грозят штрафами.

Модуль «Контроль соответствия дат и городов в командировке и в услуге» проверит, чтобы города и сроки в услугах совпадали с теми, что в командировке. В случае расхождения он предупредит пользователя и не позволит добавить такие услуги в корзину.

У модуля есть «расширенная версия», которая поможет без нарушения законодательства оформить bleisure-путешествие. С помощью признака «Остаться на выходные» в модуле можно настроить услуги, которые разрешено добавлять вне дат приказа. Например, билеты на самолет или поезд могут выходить за даты командировки, а бронирование гостиницы — нет.

Компания СИБУР использует этот модуль для контроля оформления услуг в рамках приказа.

«Для корректного начисления суточных и признания затрат в качестве командировочных, необходим особый контроль соответствия дат и городов, — отметила Яна Мартемьянова, эксперт Центра компетенций «Командирование» обособленного структурного подразделения в г. Нижний Новгород. — Тревел-координаторы СИБУРа не участвуют в процессе авторизации набора услуг, поэтому в компании возникла потребность контролировать оформление в рамках приказа на стороне системы бронирования TIME.

Благодаря модулю «Контроль соответствия дат и городов в командировке и в услуге» мы добились четкого системного ограничения: если даты услуги не соответствуют датам поездки, TIME блокирует ее добавление.

При этом существует и алгоритм для поездок в формате bleisure — когда сотрудник принимает решение остаться на выходные дни в городе пребывания. При наличии соответствующего признака в заявке на командировку оформление авиа или ж/д билета вне дат приказа становится доступным, а вот добавление других непредусмотренных услуг (например, гостиницы) остается возможным только в даты приказа.

Если в командировке и услуге не совпадают города, система также блокирует их добавление. При этом есть возможность настроить связки между пунктами, которые являются стыковочными городами.

Благодаря такому технологическому решению, компания нивелировала налоговые риски, связанные с оформление тревел-услуг, не соответствующих приказу на командировку».