По стандартной процедуре оформления командировки все необходимые документы (ваучеры и маршрут-квитанции) автоматически отправляются на адрес заказчика. Иногда, однако, случается так, что услуги оформляет тревел-координатор, поэтому заказчик и командированный сотрудник — это разные люди. Чтобы путешественник получил все документы, тревел-координатору придется по каждой услуге нажать специальную кнопку или вручную переслать файлы со своей почты.

Модуль «Автоматическая отправка ваучеров и билетов путешественнику» позволит сэкономить время ответственных специалистов, сразу дублируя командированным сотрудникам документы по выписанным услугам.

Этот модуль уже помог снизить нагрузку на тревел-координаторов в компании «Детский мир», где в командировки ездят не только сотрудники офисов, но и магазинов: «Благодаря внедрению модуля “Автоматическая отправка ваучеров и билетов путешественнику” тревел-координатору больше не нужно звонить или писать сотруднику, чтобы рассказать о выписанных услугах — человек, который отправляется в командировку, получит всю необходимую информацию автоматическим уведомлением на почту, — отметила Анна Годовалова, руководитель административно-хозяйственной службы. — Таким образом, мы добились значительной экономии времени и смогли сократить штат тревел-координаторов».