При создании командировки в стандартном перечне дополнительных расходов (суточные, такси, парковка, мобильная связь и подобные) могут отсутствовать необходимые для компании специфические позиции или же использоваться непринятые обозначения. В результате возможны сложности при выборе и авторизации дополнительных расходов: придется уточнять, правильный ли вариант отметил сотрудник и разрешена ли эта опция в компании.

Модуль «Настройка списка дополнительных расходов» сделает авторизацию командировок быстрее и проще: в перечне будут только нужные позиции с верными названиями. А если TIME интегрирован с внутренними системами учета, в них без ошибок загрузится вся номенклатура.

Для ГК «Мегаполис» важно, чтобы все командировки и служебные поездки сотрудников оформлялись в системе онлайн-бронирования TIME — даже если данная командировка не содержит авиабилетов, проживания и прочих услуг. Поэтому компания обратилась в «Аэроклуб» с потребностью создавать «пустую» поездку с указанием только дополнительных расходов.

«Наш сотрудник создает командировку и указывает дополнительные расходы в служебной поездке, — рассказала специалист по трэвел-поддержке компании Наталия Жосан. — Это могут быть суточные, расходы на топливо при поездках на служебных автомобилях, проезд по платным дорогам, услуги такси и прочее. Далее сотрудник формирует приказ и авансовый отчет, что уменьшает время на отчетность. Дополнительные расходы редактируются как при создании командировки, так и после ее завершения. Наши сотрудники активно используют этот модуль, а я, со своей стороны, выражаю огромную благодарность «Аэроклубу» за помощь в автоматизации даже тех процессов, которые, казалось бы, автоматизировать невозможно».

В Schneider Electric модуль использовали при интеграции системы автоматизации авансовой отчетности Expense: «Нам потребовалась корректировка списка дополнительных расходов. Часть из них — содержание автомобилей, на которых перемещаются наши сотрудники. «Аэроклуб» сделал кастомизированную настройку для выделения конкретных расходов с последующим отражением номенклатуры в системе учета», — отметила специалист по деловым поездкам и визовому сопровождению компании Кристина Бодунова.

Эксперт добавила, что помимо модуля «Настройка списка дополнительных расходов» компания Schneider Electric пользуется такими дополнительными настройками к TIME, как технология SSO и модуль «Отзывы сотрудников об отелях» — и в настоящее время в работе находится еще нескольких модулей.

«С внедрением «Сервиса справок» мы надеемся избавить наших деловых путешественников от необходимости сохранения посадочных талонов. Расширенных подсказки по тревел-политике дадут пользователю системы онлайн-бронирования TIME точный ответ, почему та или иная слуга находится вне политики компании. А модуль «Комплексная отмена командировки» поможет нам ускорить процедуру возврата оформленных услуг», — рассказала Кристина Бодунова.