Иногда командировка не может состояться, и ее нужно вовремя отменить. Важно не только заблаговременно аннулировать все забронированные услуги, но и сообщить об этом коллегам из HR-отдела, бухгалтерии и административного блока. Кроме того, по стандартной схеме каждую оформленную услугу нужно отменять по отдельности и ни одну не упустить. Если в компании помимо TIME используется собственная внутренняя система учета командировок, возможны критичные расхождения: сотрудник отменит поездку «у себя», но может забыть про заявку в TIME, что чревато штрафами.

С помощью модуля «Комплексная отмена командировки с передачей информации о событии» сотрудник сразу аннулирует все услуги и автоматически формирует приказ об отмене поездки. При синхронизации TIME c системой клиента через API функционал модуля будет внедрен непосредственно во внутренний портал компании. В таком случае, отмена командировки «у себя» автоматически аннулирует заявку в TIME.

В СИБУР настроена подобная интеграция. С помощью этого модуля компания контролирует расходы при отмене поездок.

«До того, как была реализована двусторонняя интеграция между порталом командирования СИБУРа и системой онлайн-бронирования TIME «Аэроклуба», процесс оформления деловых поездок был сопряжен с рядом сложностей, одна из которых касалась отмены, — рассказала Яна Мартемьянова, эксперт Центра компетенций «Командирование» обособленного структурного подразделения в г. Нижний Новгород. — Аннулируя поездку во внутренней системе, сотрудники могли забыть про своевременную отмену самих тревел-услуг в TIME, что приводило к дополнительным расходам. Перед проектной командой была поставлена задача предотвратить риски, связанные с несостоявшейся поездкой.

Задача поставлена — задача выполнена! Благодаря интеграции через API.Aeroclub и использованию модуля «Комплексная отмена командировки с передачей информации о событии» всего несколько технических шагов позволяют нам максимально контролировать своевременную аннуляцию услуг и значительно уменьшать лишние расходы при отмене командировки. Когда сотрудник отменяет поездку и приказ в корпоративной системе СИБУРа, в TIME через API направляется соответствующий сигнал — и отмена всех услуг запрашивается автоматически. При этом портал командирования регулярно запрашивает через API статус по отмене услуг: если не все услуги аннулированы, заявка не переходит в финальный статус «Отменено», что позволяет тревел-координатору контролировать процесс.

Положительный результат проекта очевиден — это снижение дополнительных расходов ввиду несвоевременной отмены услуг при несостоявшейся командировке. Кроме того, отсутствие необходимости заходить в систему и отменять каждую услугу позволил нам существенно снизить трудозатраты пользователей».