Чтобы унифицировать процесс оформления командировок сотрудниками разных подразделений, оптимизировать кадровые ресурсы за счет сокращения «ручных» операций и дублирующих процедур, «Аэроклуб» реализовал для международной ритейл-компании технологический проект, в ходе которого внутренняя кадровая система клиента была интегрирована с платформой онлайн-бронирования TIME.

Благодаря активной экспансии в России международная ритейл-компания за последние годы существенно увеличила количество офлайн-магазинов и расширила географию покрытия. Пропорциональный рост объемов деловых поездок поставил компанию перед необходимостью повысить эффективность принятых процедур командирования, в том числе — в части унификации процедуры оформления деловых поездок в системе онлайн-бронирования TIME «Аэроклуба».

Несмотря на то, что на момент старта проекта компания уже несколько лет использовала для оформления командировок онлайн-платформу TIME, процедура существенно отличалась для сотрудников разных подразделений, а перенос информации из одной системы в другую осуществлялся тревел-координаторами вручную.

Часть сотрудников после предварительного подтверждения факта деловой поездки самостоятельно оформляли командировки в TIME, где проходили повторную авторизацию — выписка услуг требовала согласования со стороны линейного руководителя или тревел-координатора. После этого данные вручную вводились во внутреннюю систему клиента, чтобы специалист отдела кадрового делопроизводства провел приказ и начислил суточные. Любые изменения в командировке (например, продление или отмена) требовали повторного запроса со стороны сотрудника в TIME, подтверждения тревел-координатора в случае доплаты или штрафов, а также «ручной» передачи данных в кадровый отдел.

Некоторые сотрудники компании в силу специфики работы не имели доступа в интернет — оформлением их командировок полностью занимались тревел-координаторы, а в ряде случаев процесс требовал вовлечения HR-специалиста соответствующего подразделения или региона.

Процедура передачи профайлов сотрудников на сторону «Аэроклуба» также оставалась проблемным кейсом. На фоне высокой ротации кадров в отдельных подразделениях компании передача excel-таблицы по принятым / уволенным сотрудникам и структурным изменениям, которую специалисты отдела кадрового делопроизводства заполняли вручную, часто передавалась на сторону поставщика с задержкой.

Перед компанией стояла задача унифицировать процессы, замкнув их в едином контуре — от этапа инициации командировки и выписки услуг до автоматической передачи профилей во внутреннюю систему клиента, начисления суточных и подготовки отчета.

Компания приняла решение пойти по пути доработки TIME под текущие задачи бизнеса, а также интеграции онлайн-платформы «Аэроклуба» с внутренней системой кадрового учета.

Среди ожидаемых результатов интеграционного проекта были создание единого алгоритма командирования, сокращение времени на передачу данных, отсутствие дублирующих процедур и ручного ввода информации.

Проект интеграции системы кадрового учета на стороне клиента и онлайн-платформы TIME «Аэроклуба» продолжался пять месяцев, включая этап предпроектной аналитики.
Благодаря новому «бесшовному» процессу, данные по командировкам сотрудников, самостоятельно оформляющих деловые поездки в TIME, теперь автоматически передаются во внутреннюю кадровую систему для проводки приказа и начисления суточных. Участие в процессе тревел-координатора не требуется: все действия сотрудника замкнуты в TIME, где можно выбрать тревел-услуги, в онлайн-режиме получить авторизацию и оформить билеты и ваучеры. Отменить командировку также можно сразу в OBT — для этого достаточно нажатия одной кнопки.

Учитывая специфику работы определенных категорий сотрудников, часть командировок компании будет по-прежнему оформляться тревел-координаторами. При этом для унификации процесса данные по предстоящей деловой поездке сразу заносятся сотрудником в TIME с автоматической передачей на согласование региональному HR-руководителю, а затем — в кадровую систему.

Интеграция кадровой системы клиента и онлайн-платформы «Аэроклуба» TIME позволила автоматизировать и процедуру передачи профайлов: теперь информация о любых кадровых изменениях поступает в «Аэроклуб» мгновенно.