Между предоплатой и постоплатой как двумя классическими опциями для расчетов с поставщиками MICE-услуг существуют альтернативные решения. Одно из них — инструмент Business Travel Account (BTA) от банка American Express.

Business Travel Account — виртуальная кредитная карта, которая выпускается на клиента-организацию и используется для оплаты расходов на корпоративные мероприятия через агентство. Такая карта позволяет клиенту оплатить MICE-услуги с отсрочкой, а поставщику — заранее профинансировать проект заказчика.

Решение существует на рынке тревел-услуг с 2011 года, и «Аэроклуб Тур» первым начал использовать этот инструмент в MICE-индустрии. Сегодня в компании процесс работы с BTA полностью автоматизирован: после того как заказчик подтверждает оплату, система сама списывает денежные средства в соответствии с установленными процедурами.

Исполнительный директор «Аэроклуб Тура» Владимир Чирков рассказывает о преимуществах продукта для агентства и заказчика, показывает, как устроен бизнес-процесс, и объясняет, почему использование BTA — показатель крепких партнерских отношений между клиентом и поставщиком.

Как выглядит процесс бронирования и оплаты мероприятия с помощью BTA

Клиент размещает заказ в агентстве, которое может списать c карты BTA согласованную с клиентом сумму в качестве предоплаты, предоставив клиенту подтверждение списания. После проведения мероприятия агентство выставляет финальный счет, выпускает закрывающие документы и, при необходимости, списывает с карты BTA авторизованную сумму в качестве финального платежа, если стоимость мероприятия была выше первоначальной. Заказчик получает консолидированную выписку по карте по всем произведенным списаниям и закрывает задолженность перед American Express с отсрочкой платежа, установленной договором с банком.

При этом «Аэроклуб Тур» дополняет финансовый функционал продукта ВТА эксклюзивными гарантиями возмещения денежных средств на карту ВТА в ситуации, когда у заказчика возникли вопросы к качеству мероприятия или своевременности предоставления закрывающих документов.

Что BTA дает клиентам

Компромисс между требованиями тревел-политики и текущим положением дел на рынке. Глобальная тревел-политика многих крупных компаний подразумевает строгие условия: шестьдесят дней постоплаты без исключений. Но поставщики не всегда могут предоставить отсрочку. В условиях пандемии MICE-агентствам сложнее находить финансирование под проекты — собственные средства, как правило, ограничены, а банки ужесточили процедуры кредитования. Карта Business Travel Account помогает решить эту проблему: клиент получает возможность авансирования проекта, но не в ущерб финансовой политике.

Снижение стоимости услуги. При работе через BTA агентство получает гарантированный источник финансирования мероприятий, а значит, без задержек и зачастую по предоплате оплачивает услуги конечных поставщиков. Это позволяет агентству в ряде случаев получать более выгодные цены, а заказчику — экономить на стоимости мероприятия.

BTA обеспечивает клиенту большую гибкость при проведении срочных мероприятий, потому что агентству не требуется резервировать денежные средства. Агентство расплачивается за счет средств банка, тем самым снижая риск кассовых разрывов и несвоевременной оплаты поставщикам.

Прозрачность услуг. К каждому счету поставщик предоставляет перечень подтверждающих документов. Благодаря автоматической сверке с реестрами и закрывающими документами агентства клиент всегда точно знает, за какие услуги он платит.

Гибкость в управлении рисками. Схема оплаты настраивается под каждого клиента в зависимости от его пожеланий и требований по контролю рисков. Помимо авансирования BTA предлагает и другие настройки — частичный аванс, оплата по факту проведения мероприятия (день в день), ранняя постоплата, VPayment и другие варианты. Возможно использование разных схем под разные проекты: цикловые мероприятия, международный конгресс, круглые столы и т.д.

Опыт «Аэроклуб Тура»

«Инструмент BTA прекрасно подходит для оплаты любых типов мероприятий с любым бюджетом, — рассказывает Владимир Чирков. — И если 10 лет назад мы начинали с десятка мероприятий, оплаченных посредством BTA, то сейчас этот показатель измеряется тысячами проектов в год, включая крупные цикловые совещания. Это действительно большой успех и результат совместного труда наших финансистов, коммерческого отдела, специалистов American Express и служб на стороне клиента. А еще это один из показателей доверия к нам как MICE-агентству как со стороны банка, так и со стороны наших заказчиков».

Количество транзакций через BTA в «Аэроклуб Туре» в 2021 году уже в семь раз превысило показатели 2018 года. Несмотря на пандемию и кризис 2020 года, зафиксирован рост транзакций на 40% по сравнению с 2019 годом.

Значительным успехом по дальнейшему укреплению позиций BTA в «Аэроклуб Туре» стала техническая интеграция внутренней системы агентства WORK с платежным шлюзом на стороне American Express. Отчетность по мероприятиям теперь формируется в режиме онлайн в любом удобном клиенту формате, а списание денежных средств после загрузки в систему агентства подтверждающих документов от заказчика полностью автоматизировано. Процесс списания стал абсолютно прозрачным, что значительно упрощает заказчику контроль и согласование мероприятий, оплаченных с использованием карты BTA.