Уже больше года мы практически живем в новой реальности и не знаем, что произойдет завтра: в любой момент могут ввести ограничения или закрыть все, что угодно — от парков и концертных площадок до международных перелетов.

Зарубежные корпоративные мероприятия особенно тяжело переживают эту ситуацию. Если в личных поездках путешественник несет ответственность только за себя, то клиенты — за всех своих сотрудников, поэтому главная задача MICE-агентства — предусмотреть все риски, оценить их и стоять на страже репутации и бюджета клиента. Для этого приходится постоянно и по крупицам собирать информацию из различных источников: от государственных указов и данных авиакомпаний до инсайдов из профильных групп, консульств и таможни. К сожалению, этого не всегда достаточно.

Чтобы защитить бюджет и репутацию клиента в непредвиденных обстоятельствах, стоит задуматься о «подушке безопасности». Эксперты «Аэроклуб Тура» делятся небольшим чек-листом, в котором объясняют, как MICE-агентства могут снизить риски для клиентов при подготовке международных мероприятий.

✔ Работаем со страховкой. Разумеется, страховка на зарубежные мероприятия была всегда, но в текущей ситуации стоит предусмотреть расширенный диапазон и повышенную сумму на лечение, выбрать страховку, которая включает перелет и оплату расходов по проживанию, если человек получил положительный результат ПЦР-теста во время мероприятия. У самых крупных страховых компаний уже разработаны специальные пакеты, и все-таки агентству необходимо предоставлять собственную экспертизу.

В стандартном случае предусмотрено возмещение расходов по проживанию в размере, например, $2000. Если во время мероприятия у участника будет положительным результат ПЦР-теста, человеку придется самоизолироваться в номере отеля — и может получиться неприятная ситуация, что страховки хватит только на первые дни карантина. «Аэроклуб Тур» заранее узнает, где участника мероприятия будут изолировать на время выздоровления, изучает, какая стоимость проживания в этом месте в запрашиваемый период, рассчитывает, сколько примерно будет длиться самоизоляция (конечно, с запасом на форс-мажор), и просит страховую пересмотреть пакет, чтобы покрыть возможные риски.

✔ Продумываем логистику ПЦР-тестирования. До недавнего времени все участники, прилетающие в Россию из-за рубежа, должны были сдать два ПЦР-теста, теперь — только невакцинированные и только один. Многие страны запрашивают справку с отрицательным результатом в течение 48 или 72 часов до пересечения границы, а некоторые — берут еще один тест по прилету. Получается, участникам нужно сдать до четырех ПЦР-тестов. Это, во-первых, дополнительные расходы к бюджету, а во-вторых — еще один этап в подготовке.

В вопросе ПЦР-тестирования во время мероприятия «Аэроклуб Тур» выделяет три главных аспекта — это удобство, бюджет и скорость. В «Аэроклуб Туре» проработали логистику по всем городам России: где могут участники сдать тест, где нет, и куда ехать в таком случае. В крупных городах уже отработана целая система, вплоть до того, что тесты привозят участникам на дом. Необходимо изначально закладывать в бюджет эти расходы и обсудить с клиентом, как проходить тестирование: либо по месту жительства, либо в аэропорту. В последнем случае нужно договариваться, чтобы участники не стояли в общей очереди.

✔ Разрабатываем новые правила с отелями и площадками. Отели и площадки, особенно за рубежом, все еще хотят работать по стандартным договорам.

☑ Первым шагом к защите от возможных рисков будет разделение контрактов на отдельные по мероприятию и по проживанию. «Аэроклуб Тур» сейчас этим занимается.

☑ Во-вторых, стоит обсудить с отелями минимальную гарантию номеров. В таком случае, часть номеров держится в “мягком блоке“ и подтверждается уже ближе к дате самого мероприятия.

☑ Третий момент — вписать в контракты с отелями и площадками коронавирусную оговорку. Почему это важно объяснила директор по сервису «Аэроклуб Тура» Дарья Рудова: «Как правило, российские площадки соглашаются с тем, что мероприятие может быть перенесено и готовы возвращать сумму за исключением фактически понесенных затрат, но эти нормы действуют только по условиям решений органов государственной власти. Если у нас мероприятие на тысячу участников, а выходит постановление правительства о том, что недопустимо одновременное присутствие более пятисот человек, площадка говорит: «Хорошо, половину мы вам отметим, а вот оставшихся-то можно, пожалуйста, проводите». Для клиента это не вариант, и поэтому приходится долго выяснять отношения с площадкой».

Вот почему стоит прописать нормы, которые касаются не только решений органов государственной власти, но также, например, если у участника в последний момент оказался положительный ПЦР-тест. «Ни одна наша площадка официально на это не пойдет, — отметила Дарья Рудова. — Зарубежные иногда идут навстречу, но очень важно эти моменты фиксировать еще до того, как вы собираетесь подписать контракт».