Сегодня автоматизация — не просто модный тренд. Это насущная потребность компаний искать все новые и новые возможности для оптимизации внутренних бизнес-процессов. Речь идет не только о командировках: как правило, клиент приходит в «Аэроклуб» с тем, чтобы встроить автоматизацию тревел-процессов в большой, комплексный проект диджитализации широкого спектра корпоративных сервисов. Если мы посмотрим на профиль клиентов, с которыми работаем по интеграциям, среди них не будет ни одного, пришедшего с изолированным запросом «оптимизировать только командировки». Тревел — всегда часть комплексных цифровых процессов.
Персонал на стороне клиента задействован во множестве внутренних процедур: сегодня сотрудник устраивается на работу, завтра заказывает канцелярию, послезавтра идет в отпуск, потом едет в командировку, оформляет аванс на представительские расходы и так далее. Эти функции не всегда входят в прямые должностные обязанности сотрудника, и компании хотят создать под эти процессы единую инфраструктуру, которая бы отвечала за общие сервисы. «Аэроклуб» — один из таких сервисов, поэтому в этой структуре и происходит та самая интеграция.

Основной продукт «Аэроклуба», платформа онлайн-бронирования TIME, сама по себе абсолютно самостоятельный инструмент, который можно максимально кастомизировать под нужды отдельного заказчика. Тем не менее, OBT может вообще не «дружить» с внутренними клиентскими системами. В результате складывается ситуация, когда клиент работает онлайн, но при этом, например, блок передачи на сторону агентства профилей сотрудников остается неавтоматизированным — все происходит на диске или Excel-таблицами.

Интеграция отличается от просто внедрения онлайна тем, что вокруг систем клиента и «Аэроклуба» выстраивается «бесшовный» процесс. Это значит, что в ходе оформления и закрытия командировки информация вносится только в одну систему, а сотрудник клиента всегда работает в едином интерфейсе. Для пользователя процесс «сквозной»: все «само» приходит, уходит, запрашивается, авторизуется — не придется носить бумажки и писать письма. К тому же, при «бесшовном» процессе отдельные задачи, которые обычно принято делать в OBT на стороне поставщика, при настроенной интеграции могут «жить» на стороне клиента, если ему так удобнее или если так положено по бизнес-процессам.

Прежде, чем приступить к интеграции, в «Аэроклубе» всегда внимательно изучают процессы на стороне клиента и дают ответ на задачи именно этого конкретного бизнеса. Вот почему не бывает «коробочной» интеграции. Это всегда «штучный» проект.

Возможных «точек интеграции» много, и какие из них будут реализованы — зависит от пожеланий клиента. Для кого-то интеграция — это просто возможность автоматически передавать профили по безопасным протоколам. Другим компаниям нужно, чтобы мы оформили поездку и передали ее по интеграционной шине в бухгалтерию клиента. Третьи хотят получить командировку на свою сторону — в собственную систему авторизации — и передать нам в онлайн статус поездки. Кто-то хочет обогатить командировку дополнительными данными, которые хранятся на стороне клиента, и передать их в TIME, чтобы затем увидеть в тревел-отчетах. Кто-то — чтобы информация по запрашиваемым авансам проходила через OBT, а потом передавалась клиенту в бухгалтерию. А кто-то вообще хочет всё делать в своем интерфейсе, а в «Аэроклуб» приходить только за данными. Мы в этом случае — «фулфилмент-агентство», которое обеспечивает сервис и дает контент.

Работает любая связка клиент-«Аэроклуб». Настраиваются абсолютно разные интеграционные процессы, и их глубина может отличаться. Мы всегда действуем по потребностям клиента.

Интеграционные процессы всегда направлены на внутреннюю оптимизацию клиента.
Все привыкли говорить о бизнес-тревел агентстве как о компании, которая предоставляет сервис за сборы. На самом же деле роль крупного, сильного, диджитального агентства уже давно ушла от сервисных сборов к тому, чтобы помогать клиенту экономить за счет более эффективного выстраивания его внутренних бизнес-процессов.

Допустим, сотрудник компании, чтобы съездить в командировку, должен выполнить пять шагов:

1. создать заявку на внутреннем портале;
2. получить предварительное одобрение от руководителя в своей системе;
3. пойти в онлайн-систему агентства, не забыть там пароль (если клиент не на SSO), забронировать услуги и отправить их на авторизацию тому же руководителю;
4. оформить и распечатать билет и ваучеры;
5. после командировки — привезти посадочные талоны, заполнить все формы отчетности в бухгалтерии.

В крупных компаниях таких шагов может быть еще больше, например, добавляется многоуровневая авторизация. И это только «безбумажный» процесс, иначе все было бы еще дольше.

Если все сложить, получится, что каждая командировка сотрудника, заработная плата которого составляет 120 000 рублей в месяц, обходится компании в 1 500 рублей — при условии, что он тратит на организацию бизнес-поездки в среднем 2 часа.
1 500 рублей против 400 рублей сервисных сборов агентства!

Давайте представим компанию, где в месяц проходит 500 командировок. Если каждая из них «стоит» 1 500 рублей рабочего времени сотрудника, то это уже 750 000 рублей в месяц непрямых затрат на тревел. Умножаем на 12 и получаем 9 000 000 рублей в год.
А теперь эти же 500 командировок, даже если в них две услуги и это 1 000 транзакций, умножаем на 400 рублей сервисных сборов. Это 400 тыс. рублей в месяц, или 4 800 000 рублей в год. То есть мы взвешиваем несоизмеримое.

Очевидно, что экономия клиента сегодня лежит не в плоскости сервисных сборов, а в потенциале внутренней оптимизации. Пусть сотрудник тратит не 1 500 рублей от зарплаты и не 2 часа на организацию командировки, а 300 рублей и 25 минут. Он будет работать в одной системе, авансовый отчет автоматически сгенерируется и придет в финансовый отдел, сотруднику не нужно сохранять посадочные талоны — они уже будут в бухгалтерии... Это огромная экономия внутреннего ресурса.

Понять это можно уже на этапе составления технического задания по интеграционному проекту, когда мы сразу видим, как процесс упрощается, а значит, где и сколько денег мы экономим.

А еще повышение лояльности сотрудников, потому что никто не любит тратить время на непрофильные рутинные задачи. Мы часто слышим от клиентов, что оформить командировку и оформить частную поездку — это две большие разницы. Давайте сделаем так, чтобы процесс организации деловой поездки был таким же классным: выбрал билет — и полетел. Все остальное «сделается само».

За последние два года мы сделали порядка 20 интеграционных проектов. Сегодня запрос на интеграцию есть уже практически в каждом тендере.

Понятно, что основной эффект от диджитализации клиенту дает ведущая деятельность. И все-таки, как правило, если этот процесс в компании уже запущен, на определенном этапе он дойдет и до внутренних сервисов — HR, административной функции, тревела и так далее. Вот почему все те компании, которые задумались об эффективности процессов, рано или поздно придут и за интеграцией с тревел-агентством.

У клиента всегда остается возможность «переподключить» поставщика. Более того, после первоначальной настройки процессов сделать это во второй раз будет быстрее и проще. В интеграции полностью нивелируется вопрос «зависимая это платформа или нет» — все процессы уже отработаны и клиенту достаточно просто переподключить «шлюз».

Интеграционные проекты в среднем стоят 1 500 000 рублей. Стартовая цена — 500 000. При этом любая стоимость прозрачна и имеет объяснение: сколько ресурсов потребуется, какая команда нужна, а может и не нужна, потому что мы подключим готовые модули.

В основном стоимость делится на две части. Во-первых, это само подключение, которое включает работу бизнес-аналитиков, менеджера проекта, ИТ-команды, анализирующих, как «присоединить» все системы быстро и выгодно. Вторая часть — это ежегодный платеж, который варьируется в зависимости от того, что мы поддерживаем, а делать это необходимо для любой модели.

Получается, если компания вложила 1 500 000 рублей, а начала экономить 9 000 000 в год, ее интеграция «отобьется» за несколько месяцев.

Конечно, ресурс нужен, как и в любом диджитальном процессе. И все-таки важно понимать, что интеграционные проекты в «Аэроклубе» уже давно встали на «профессиональные рельсы»: с качественной документацией, прозрачным подсчетом часов, детальным описанием задач, тестовой средой, в которой могут работать программисты клиента, этапом опытно-промышленной эксплуатации, риск-менеджментом. У нас есть полноценная среда, «песочница», и множество отработанных процедур, настоящее проектное управление, которые помогают клиенту сделать этот проект быстро.

Важно понимать, что интеграция — это не never-ending story, а проект, у которого есть начало, конец и четкая монетизация — сколько ты потратил и сколько получил.

Этого странно бояться — так работает уже весь мир.