— Приоритеты остаются прежними. Более того, с наступлением «ковидной реальности» внимание к этим блокам стало даже пристальнее. Если говорить о планировании, то сегодня каждая командировка проходит через «двойной фильтр» — безопасности и экономической целесообразности. ПЦР-тестирование, вакцинация, обязательный карантин и другие условия для путешествий по России и миру, — сегодня любой из этих факторов, не учтенный в процессе планирования, будет чреват не только рисками для здоровья работника, но и финансовыми потерями для компании. Мы, тревел-департамент, обязаны обеспечить непрерывность производства, поэтому процедуры безопасности и обеспечение охраны труда, финансовый контроль — теперь это наши неизменные спутники.

При этом под пристальным вниманием находится не только планирование каждой отдельно взятой командировки, но и блока деловых поездок в целом. По опыту своей компании, как и по кейсам коллег из отрасли я вижу, что за последние годы подход к этому блоку сильно изменился. Общепринятая практика формирования командировочного бюджета — брать за основу бюджет прошлого периода и добавлять к нему некий процент. Как правило, за основу просто берется бюджет прошлого года, и на него «накидывается» 2-3%. Мы разработали специальную форму, где заранее заложены лимиты и нормы по всем услугам и направлениям, суточные и прочие параметры. Департаменты компании заблаговременно вносят в эту форму абсолютно все свои командировки, планируя их помесячно. И именно под эти конкретные деловые поездки закладывается бюджет. Мы видим, что планирование командировочной активности дисциплинирует сотрудников и позволяет бизнесу более эффективно расходовать тревел-бюджет.

— Внедрение OBT в разветвленном промышленном холдинге по сложности можно сравнить разве что с полетом в космос. Здесь в принципе невозможны стандартные настройки, требуется большое количество кастомизированных доработок, которые при этом будут отличаться даже внутри группы — ведь у каждой бизнес-единицы своя специфика и потребности.

Процесс внедрения онлайна стартовал в 2018 году и уже тогда мы поняли, что «подводные камни» — они на то и подводные, что ты не знаешь о них заранее. Например, мы столкнулись со сложностями формализации нашей разветвленной тревел-политики, где допустимые лимиты привязаны не только к категории сотрудника, но и к маршруту.

Не сразу учли и все нюансы, связанные с использованием мобильной версии OBT —приложения LINK. На производственных площадках холдинга не всегда доступен качественный интернет, при этом там собирается большое количество сотрудников, которым необходимо оформление тревел-услуг онлайн. И как согласовать командировку со смартфона, находясь в карьере?

И не стоит сбрасывать со счетов и такой фактор, как принятие сотрудниками «психологии онлайна», ведь многие достаточно болезненно проживают переход на self-сервисы. Люди привыкли, что командировки «под ключ» им готовят тревел-координаторы. А с приходом технологий ты сам вдруг становишься и инициатором процесса, и ответственным за принятие решений. Не удивительно, что переход на онлайн иногда происходит не так быстро, как мы планируем.

Но повсеместный переход на self-сервисы — это неизбежный процесс, что хорошо видно даже на моем собственном примере. Раньше я и подумать не могла, что когда-то мне придется самостоятельно заводить счета или работать в программах казначейства — это делали специальные выделенные специалисты. Сегодня я прекрасно справляюсь с этими задачами сама. Аналогично и с тревелом, просто в эту область во многих компаниях технологии приходят чуть позже, чем, например, в бухгалтерию.

Как бы то ни было, сегодня почти 100% командировок оформляется у нас в онлайне — исключения составляют только сложные или групповые поездки, требующие персонального внимания, и ряд командировок в такие «неведомые края» нашей родины, где отели еще не слышали о возможностях онлайн-бронирования.

— Это вообще отдельная история, формально даже не попадающая в категорию «командировка». Ведь с точки зрения кадрового законодательства, вахта — это особая форма осуществления трудового процесса, при котором работодатель доставляет сотрудника к временному месту работы, поскольку оно не совпадает с местом постоянного проживания.

Роль планирования в организации вахтовых заездов возрастает в разы. Обычную командировку почти всегда можно отложить: ничего страшного не случится, если конференция отменится, а деловая встреча будет перенесена. А что будет, если у нас встанет завод? Просто потому, что ты вовремя не привез туда вахтовую команду, а найти квалифицированного специалиста на замену «на месте» не всегда представляется возможным.

Бронь авиабилетов для вахтовых сотрудников, которых мы набираем со всей страны, как правило, происходит за 2-6 месяцев до предполагаемой даты заезда. Учитывая, что за это время часть специалистов может просто уволиться, а ни одна авиакомпания не позволит вам переписать их билеты на другого сотрудника, тревел-координаторы постоянно находятся между двух огней. С одной стороны, это риск остаться без билетов на фоне крайне ограниченного количества рейсов и повышенного спроса, с другой — потенциальные финансовые потери от неиспользованных услуг. И это еще мы говорим о тех производственных площадках, с которыми в принципе есть регулярное авиасообщение. В противном случае мы получаем дополнительный объем работы в виде переговоров с небольшими региональными авиакомпаниями и заказа чартеров.

Если же не работает ни один из этих вариантов, приходится подключать к процессу наше транспортное подразделение, которое обеспечивает доставку вахтовых сотрудников «по земле». Так, на одну из наших площадок можно добраться, только переправившись через реку — паромом летом или на воздушной подушке зимой. Когда по весне идет лёд, транспортное сообщение закрывается вовсе, и это огромная ответственность не только тревел-координаторов, но и руководителей вахтовых бригад, которые должны заранее рассчитать даты заезда и выезда сотрудников и предотвратить остановку производственного процесса.

Прибавьте к этому обязательное расселение на обсервацию, ПЦР-тестирование — и вы получите и без того непростую работу с вахтовыми сотрудниками в условиях ковид-ограничений.

Важно, что даже в этом сложнейшем процессе возможна автоматизация. Сейчас мы как раз находимся на этапе проработки, раскладки процесса.

— В ближайшее время мы завершаем интеграционный проект с «Аэроклубом» — он уже перешел в стадию опытно-промышленной эксплуатации.

Вопрос «а что дальше» мы задали себе сразу после внедрения OBT. Да, мы успешно автоматизировали один из этапов оформления командировки, но как сделать цифровым весь процесс от начала до конца, от желания сотрудника поехать в командировку до проводки авансового отчета?

Нам очень повезло: параллельно в компании стартовал большой проект по созданию личного кабинета сотрудника на корпоративном портале. И нас, тревел-департамент, включили в периметр этого проекта.

На первом этапе мы перенесли на свою сторону из Time.Aero процедуру согласования командировки. Стандартно это делается в OBT, где ответственные лица, по сути, могут авторизовать только сам факт деловой поездки. Законодательство требует, чтобы даты и маршрут командировки точно совпадали в приобретенных услугах и во внутренней документации компании, иначе авансовый отчет по итогам такой поездки просто не будет принят. Поэтому до интеграционного проекта нам приходилось делать двойную работу, подтверждая факт поездки в OBT и параллельно сверяя ее параметры по нескольким внутренним системам. Перед нами стояла задача объединить авторизацию командировки в OBT с контролем бюджета, контролем рабочего графика сотрудника и прочими важными для нас процессами — чтобы согласование происходило в одной программе с учетом всех наших бизнес-потребностей.

Мы посмотрели на наши процедуры и поняли, что этап согласования командировки нужно переносить в свою корпоративную систему — при этом автоматически забирая у агентства данные по датам и маршруту поездки, стоимости билетов и прочим параметрам. Такое роботизированное решение и контрольная процедура, не требующая вмешательства человека, позволяют нам сделать процесс авторизации не только абсолютно прозрачным, но и более эффективным. Полностью исключены случаи, когда услуги, которые наши сотрудники приобрели через OBT, могли бы противоречить тому, что согласовал руководитель — теперь это автоматически контролирует сама система.

Только на этом, казалось бы, небольшом участке, компания экономит огромное количество рабочего времени сотрудников. Я знаю, что эффективность такой схемы работы оценили уже многие крупные клиенты — и аналогичные интеграционные проекты набирают популярность на российском рынке.

На завершающей стадии находится и другой интеграционный проект с «Аэроклубом» — по актуализации профайлов.

Такие интеграционные проекты — это возможность привести всё к общему знаменателю, во всех компаниях группы, во всех частях страны. Это прозрачность и контроль. В таких проектах главная цель всегда — оптимизировать и удешевить процесс.

— Как я уже сказала, нам посчастливилось стать частью большого корпоративного проекта по созданию личного кабинета сотрудника. Поэтому и интеграционными проектами с нашим тревел-провайдером занимается большая профессиональная команда, а мы выступаем как внутренний заказчик и эксперт по тревел-специфике. К слову, интеграция, реализованная с «Аэроклубом» — только небольшая часть комплексного проекта по автоматизации HR-сервисов, в рамках которого реализованы внутренние интеграции с кадровой системой, бухгалтерским учетом, казначейством и многими другими корпоративными сервисами. Создан полностью бесшовный переход из одной системы в другую.

— Именно так. Например, в рамках проекта мы смогли автоматизировать начисление суточных, создание заявок на командировку. Сейчас это полностью роботизированные процессы, которые не требуют участия человека.

Автоматизирована и работа с авансовыми отчетами. В том числе это стало возможно благодаря «сервису справок» от «Аэроклуба», который позволил нам полностью отказаться от бумажных посадочных талонов. Теперь в нашу корпоративную систему загружаются справки от поставщика со статусом пролетанных купонов, а авансовые отчеты формируются на их основе уже автоматически. После того, как сотрудник слетал в командировку, агентство выгружает соответствующую справку, подтверждающую перелет, и путешественнику на почту, в чат-бот или в смс-коммуникатор приходит уведомление: «кажется, вы слетали в командировку!» В сообщении будут указаны даты и маршрут командировки, и, если информация верна, сотруднику даже не нужно отвечать на это сообщение. Авансовый отчет сформируется и будет проведён автоматически.

Сегодня с коллегами по отрасли мы часто рассуждаем на тему идеальной командировки и находим все новые и новые зоны для оптимизации и улучшений. Думаю, если бы мы рассказали про все наши автоматизированные процессы самим себе 10 лет назад, мы бы сказали — «куда уж идеальнее!»

Беседовала Светлана Деникина