Чтобы упростить процесс организации командировок для конечных пользователей, исключить рутинные ручные операции, а также эффективно планировать тревел-бюджет и контролировать расходы, фармацевтическая компания выбрала путь максимальной автоматизации и постоянных улучшений.

До сотрудничества с «Аэроклубом», которое началось в 2012 году, командировки в компании оформлялись в системе 1С с последующей передачей данных на сторону агентства в офлайн-режиме. С новым провайдером тревел-услуг компания взяла курс на максимальную автоматизацию процесса командирования и оптимизацию тревел-расходов.

«С онлайн-процессом оформления деловых поездок мы познакомились достаточно рано, когда такого рода технологии только начали появляться на российском рынке бизнес-тревел. На тот момент у нас был стандартный процесс командирования: создание и авторизация заявок в нашей внутренней системе и последующее офлайн-оформление услуг через агентов по корпоративной электронной почте. Тогда это казалось абсолютно типовым процессом, по которому работали большинство компаний на рынке. Про автоматизацию в то время никто не говорил», — рассказывает тревел-специалист компании.

С 2014 года все сотрудники фармкомпании перешли на оформление командировок через систему онлайн-бронирования TIME, при этом процесс постоянно совершенствуется, в том числе — за счет интеграций между внутренними системами заказчика и сервисами «Аэроклуба».

После перехода на онлайн-оформление командировок компания продолжила одновременно использовать несколько систем для заказа услуг, что утяжеляло процесс большим количеством действий. Сначала сотрудник должен был создать заявку на командировку в 1С и в этой же системе утвердить бюджет у руководителя, затем перейти на сторону тревел-провайдера в OBT, чтобы забронировать услуги.

«Создавая заявку на командировку в нашей внутренней системе, сотрудник должен был не только сообщить о факте деловой поездки, но и указать бюджет, необходимый для приобретения авиабилетов и бронирования гостиницы. Соответственного, для корректной проводки и утверждения этого бюджета появлялся дополнительный шаг: сотруднику приходилось смотреть приблизительные цены на эти услуги в корпоративной системе бронирования или на внешних ресурсах. Только после этого информация вносилась в 1С, бюджет и факт поездки подтверждался руководителем, сотрудник снова шел в TIME с уже одобренным бюджетом и бронировал услуги. Очевидно, что действия дублировались, что удлиняло процесс и создавало определенное неудобство для пользователя», — рассказывает тревел-специалист компании.

С учетом того, что далеко не все руководители имели возможность оперативно авторизовать заявку на командировку, процесс мог растянуться на несколько дней, а в ряде случаев и недель. В результате возникали ситуации, когда изначально утверждался один бюджет, а к моменту, когда руководитель согласовал командировку, стоимость услуг могла значительно вырасти.

В нескольких системах хранились и персональные данные путешественников, а также данные по организационной структуре компании. Как следствие, при оформлении командировок сотрудникам приходилось обращаться к разным ресурсам сбора данных, что усложняло оформление командировок, особенно для третьих лиц — приглашенных экспертов. Возникали сложности и на этапе передачи данных из разрозненных внутренних систем в систему Integration HUB (IHub) на стороне «Аэроклуба», а затем — в TIME.

Совместно с «Аэроклубом» клиент принял решение отказаться от использования внутренних систем в процессе организации командировок и перенести все шаги по созданию и согласованию деловых поездок на сторону поставщика в систему онлайн-бронирования TIME. Такая процедура исключала дублирование действий, способствовала более эффективному контролю затрат и упрощала оформление командировок для конечного пользователя.

Гарантировать безопасную работу с персональными данными сотрудников и своевременное обновление профайлов, исключающее ошибки по причине человеческого фактора, должна была настройка автоматического обмена данными между программными продуктами компании и «Аэроклуба».

Также в ходе проекта планировалось создать возможность для онлайн-оформления в TIME командировок для третьих лиц — приглашенных экспертов компании — с соблюдением процедур клиента, законодательства и стандартов фармацевтической индустрии.

В ходе проекта были реализованы следующие настройки:

Таким образом, весь процесс по организации поездки полностью проходит на стороне онлайн-инструмента TIME.

Интеграционный проект был реализован всего за один месяц, из которых 160 часов заняла предпроектная аналитика и 120 часов — тестовый период.

«Данный проект имел четкую дату запуска, которую мы не могли сдвинуть, — рассказывает тревел-специалист. — Мы справились на отлично: успешно и в срок смогли построить интеграцию между онлайн-системой TIME, глобальной HR-системой и локальной системой по организации мероприятий. Также нам удалось в один день перевести всех сотрудников на новую схему работы и при этом обеспечить непрерывность всех бизнес-процессов. Более того, сохранить adoption rate на уровне более 85%. Основным критерием успеха данного проекта считаю тот факт, что процесс организации командировки, от формирования заявки до получения ваучеров и электронных билетов, сократился более чем в два раза».

«В ходе проекта нам удалось построить комплексный и бесшовный end-to-end процесс оформления деловых поездок — мы имеем единую систему, в которой проходит полный цикл создания, утверждения и бронирования командировок. Процесс максимально прост и прозрачен для сотрудников, и при этом позволяет соблюдать все требования законодательства, а также глобальные и локальные нормативные акты компании», — поделилась результатами проекта тревел-специалист компании.

В 2020 году заказчик совместно в «Аэроклубом» реализовал еще один интеграционный проект — с корпоративной системой 1С. Он решил проблему, возникавшую в случае отмены командировок, когда бухгалтерии клиента требовалось осуществлять перерасчеты с сотрудником, так как командировочные расходы начислялись по общему заработку.

На стороне «Аэроклуба» была реализована возможность отменять командировку с отображением соответствующего статуса в TIME и специально доработанном для клиента отчете. Теперь файл со служебными командировками, за исключением командировок со статусом «Отмененная/Несостоявшаяся», загружается напрямую из TIME в систему клиента «1С: Документооборот» для дальнейшего расчета оплаты по среднему заработку.

«Технологии не стоят на месте, и, чтобы соответствовать требованиям рынка, мы продолжаем усовершенствовать процесс оформления командировок, делать небольшие доработки — но сейчас это, скорее, функционал nice to have, чем фундаментальные изменения», — подвела итоги тревел-специалист компании.