Чтобы повысить ответственность руководителей за использование командировочного бюджета и обеспечить четкое планирование и прогнозирование расходов на деловые поездки, компания СИБУР провела реинжиниринг процесса оформления командировок. В ходе проекта, реализованного совместно с «Аэроклубом», был настроен бесшовный переход сотрудников СИБУРа между внутренней корпоративной системой и платформой онлайн-бронирования поставщика, а также разработана процедура «внешней авторизации», которая позволяет ответственному лицу видеть достоверную информацию о стоимости командировки уже на этапе ее согласования.

СИБУР — крупнейшая интегрированная нефтегазохимическая компания России и одна из наиболее динамично развивающихся компаний глобальной нефтегазохимии. Производственная цепочка включает весь цикл от переработки сырья до производства нефтехимии. Сотрудниками СИБУРа являются более 23 000 человек, которые вносят свой вклад в достижение успеха клиентов компании, представляющих химическую отрасль, FMCG-сектор, автомобильную индустрию, строительный, энергетический и другие сектора в 100 странах по всему миру. В 2019 году на сотрудников компании приходилось порядка 4000 командировок в месяц.

Развитие тревел-сервисов в СИБУРе ведется с 2012 года, с 2013 года — совместно с «Аэроклубом». К моменту старта проекта по реинжинирингу в компании действовал стандарт по командированию, были выстроены четкие взаимосвязи между всеми участниками процесса оформления деловых поездок: командируемыми сотрудниками, административными службами, HR-отделом, финансово-экономическим блоком, провайдером тревел-услуг и тревел-сервисом СИБУРа в ЦОБ в Нижнем Новгороде, который концентрировал и контролировал работу всех предприятий СИБУРа. Было выполнено подключение к платформе онлайн-бронирования (OBT) как в формате веб-версии, так и мобильного приложения.

В 2018 году в СИБУРе был создан портал командирования на базе BPMOnline, а также реализованы автоматическое оформление и передача в систему OBT поставщика приказов, что позволило компании сэкономить 15 000 часов рабочего времени в год. Еще 25 000 часов экономии в год СИБУР добился за счет автоматизации авансовых отчетов.

В 2019 году был реализован интеграционный проект с «Аэроклубом» по автоматической передаче профилей сотрудников в систему онлайн-бронирования. Проект обеспечил компании дополнительные 5500 часов экономии в год.

С 2018 года в СИБУРе действовала следующая схема оформления командировок:

«Интересно, что, когда мы несколько лет назад разрабатывали процесс оформления командировки, мы считали его абсолютно эффективным. Однако, проанализировав его в 2020 году, мы четко увидели потенциал для усовершенствования», — комментирует руководитель функции «Протокол и корпоративные сервисы» компании СИБУР Мария Захарова.

Согласно утвержденной схеме, на этапе согласования заявки на командировку у руководителя не было информации о стоимости поездки.

К тому же в ряде случаев происходило повышение стоимости поездки из-за несвоевременного оформления услуг, даже если сама командировка была согласована заблаговременно. Проблема возникала по причине временного лага между этапом передачи заказа в OBT и непосредственно бронированием услуг.

Для услуг с нарушением тревел-политики в среднем требовалось еще 6 часов на экспертизу тревел-координатора.

«С 2014 по 2019 год расходы компании на командирование росли вместе с развитием бизнеса. При этом стало очевидно, что, если бы руководитель знал точную стоимость поездки уже на этапе ее согласования, он, возможно, принял бы более взвешенное решение о ее целесообразности. Ведь одним из главных уроков пандемии для всех нас стало понимание того, что многие деловые вопросы можно решить в ходе простого конференц-звонка, — рассказала о причинах проекта Мария Захарова. — Была поставлена задача максимально усилить ответственность руководителей предприятий за использование бюджетов на командирование, а также достичь еще большей автоматизации процесса бронирования и заказа услуг — в том числе, для дальнейшего отказа от использования бумаги в процессе организации деловых поездок».

Для усиления ответственности руководителей за использования тревел-бюджета и обеспечения максимальной прозрачности процесса оформления деловых поездок, было принято решение о пересмотре процесса оформления и согласования командировки.

Новый процесс оформления командировок был выстроен следующим образом:

«Обеспечив руководителям доступ к реальным показателям затрат на командировки в режиме реального времени, мы сделали очень серьезный шаг по увеличению прозрачности тревел-бюджета и получили дополнительную возможность для его оптимизации», — прокомментировала Мария Захарова.

Проект реинжиниринга бизнес-процесса командирования был реализован за шесть месяцев, еще два месяца отвели на опытную эксплуатацию нового процесса.

В настоящее время ведутся незначительные доработки для стабилизации процесса.

«Все наши инициативы в области автоматизации, интеграционные проекты направлены на два ключевых показателя: снижение стоимости одной транзакции (то есть сокращение трудоемкости процесса и FTE) и повышение контрольной среды. Наша цель – полностью исключить «ручные» процессы, чреватые ошибками по причине человеческого фактора. Нам удалось добиться полной прозрачности процесса оформления командировок: мы видим, как строится процесс от момента заказа услуг до их оформления, понимаем, какие факторы в ту или иную сторону влияют на ценообразование. Теперь мы можем с уверенностью сказать, что управляем этим процессом более эффективно», — подвела итоги проекта Мария Захарова.

Разработанный процесс организации командировок заслуженно получил в СИБУРе статус «флагманского» и стал ориентиром для других направлений бизнеса.